Réaliser son plan d’urgence pour qu’il soit réellement « opérationnel » le jour J!
Inondation, incendie, tempête, cyberattaque, accident de transport de matières dangereuses ou encore accident industriel... À la lumière de ces exemples, les organisations sont amenées à élaborer leur plan d’urgence. Pour les communes (municipalité au Québec), il s’agira d’élaborer leur Plan Communal de Sauvegarde (PCS) afin de faire face à différents risques majeurs tant naturels que technologiques.
Que vous soyez maire d’une commune ou dirigeant d’une entreprise, il vous est donc nécessaire d’élaborer une réponse opérationnelle pour faire face à ces événements au sein de votre organisation.
Par exemple, la mise en place d’un PCS, maillon local de l’organisation de la sécurité civile, permet aux communes de se préparer en se formant, en se dotant de modes d’organisation et d’outils techniques pour pouvoir faire face à toutes les situations de crise.
Même si le plan d’urgence n’est pas rendu obligatoire pour toutes les organisations, son élaboration est fortement conseillée.
S’il n’est pas réalisé seulement dans la volonté de cocher la case réglementation, sa mise en place s’avère précieuse pour faire face à tous types de situations d’urgence.
De plus, même si vous réalisez le plus beau plan d’urgence, si ce dernier est élaboré dans un coin puis relégué au fond d’un tiroir, il ne démontrera jamais son aspect opérationnel le jour J!
Alors pour vous aider à élaborer votre plan d’urgence de façon réellement opérationnelle, il vous est indiqué ci-dessous cinq conseils :
Élaborez un schéma d’alerte interne robuste
C’est la condition sine qua non pour une bonne gestion de la situation d’urgence. Vous avez certainement bien réfléchi à la meilleure organisation d’urgence, mais si personne n’est alerté en interne ou si on ne parvient pas à contacter les bonnes personnes, cette belle organisation ne servira à rien.
Dans un 1er temps, il faut se poser la question : comment votre organisation peut-elle être alertée d’une situation d’urgence? Quelles sont les personnes ou entités qui doivent être contactées, par quels moyens, et ce à tout moment de la journée et de l’année?
Dans un 2e temps, il faut savoir comment mobiliser votre personnel en interne afin de vous structurer pour faire face à la situation. Un moyen pratique et visuel pour réaliser cette tâche est la réalisation d’un logigramme.
Pensez à prévoir plusieurs logigrammes en fonction des situations possibles : heures ouvrées ou non ouvrées, avec astreintes, etc.
Le principe de l’alerte interne par l’appel en cascade (chaîne téléphonique) des acteurs concernés est une méthode à privilégier.
Sortez de votre bureau, allez au contact des futurs acteurs du plan
Trop souvent, les plans d’urgence sont élaborés en vase clos. Cela s’avère contre-productif, car il y a de fortes chances que face à la réalité du terrain votre plan soit au final inopérationnel.
Afin d’éviter cet écueil, il est primordial de prendre contact avec les différents acteurs qui seront concernés en cas de déclenchement du plan pour leur exposer votre objectif, vos idées et vos questionnements.
D’une part, vous les impliquerez dans la démarche d’élaboration, ils commenceront déjà à appréhender leur rôle et leur mission et d’autre part, ils vous aideront à trouver les solutions les plus adaptées à la réalité du terrain.
Ne négligez pas les outils pratiques
Alors oui, le document du plan d’urgence en lui-même est très important et il faut bien respecter les différentes étapes structurantes de ce document, surtout quand elles s’avèrent réglementaires. Mais les outils pratiques ne sont vraiment pas à négliger.
Ce sont eux qui vont vous épauler, vous aider à prendre des décisions durant la situation d’urgence, sur le terrain, dans le feu de l’action. Ils vont aussi vous permettre de retranscrire la situation de façon visuelle et donc, de favoriser une meilleure compréhension pour tous les acteurs. On retrouve différents outils pratiques :
Outils d’aide à la décision (fiches réflexes, fiche d’alerte ou communiqué de presse à trous, etc.)
Tableaux de bord à afficher en cellule de crise, chasubles (gillet de sécurité), etc.
Outils de communication (téléphone fixe ou mobile, radios)
Annuaires de crise
Cartographies et plans opérationnels
Sensibilisez, formez et exercez vos collaborateurs
Par la sensibilisation, il est question de faire prendre conscience de l’objectif final que représente le plan d’urgence. Il est important que tout le monde puisse se projeter grâce à un discours clair et simple.
Ensuite, il faut former les acteurs. Dans votre plan, vous allez désigner des personnes qui devront tenir des rôles et des missions au sein de l’organisation d’urgence. Il va donc falloir former ces personnes afin qu’elles maîtrisent ce que l’on attend d’elles en cas de déclenchement du plan.
Enfin, il est primordial d’exercer tous les acteurs. La réalisation d’un exercice se trouve être la meilleure méthode pour éprouver l’opérationnalité de votre plan d’urgence. Il permet d’entraîner les acteurs aux comportements et tester les connaissances attendues, et comporte l’avantage de contribuer à la mise à jour régulière de votre plan. Et puis, sans exercice, comment savoir si ce que vous avez produit sur le papier s’avère opérationnel sur le terrain?
Connaissez les attentes des pompiers et sachez communiquer avec eux
C’est quelque chose à laquelle on ne pense pas forcément quand on élabore le plan d’urgence. On se consacre à rendre la meilleure copie possible, mais on ne se projette pas concrètement dans la situation d’urgence qui nécessite une réelle collaboration avec les pompiers.
Vous avez tout intérêt à venir vous positionner en « facilitateur » auprès des secours afin que leur intervention se déroule dans les meilleures conditions. N’oubliez pas qu’ils ne connaissent que très peu vos activités et vos enjeux, et que très rarement la configuration de vos locaux ou de votre territoire communal.
Pour vous organiser, il vous est transmis ci-dessous une liste non exhaustive des attentes des pompiers dès qu’ils se présenteront à vous :
Y a-t-il des personnes en difficulté, des victimes, des personnes ne répondant pas présentes?
Où se trouve exactement le sinistre, quel est l’accès le plus proche?
Avez-vous un plan à nous transmettre, quelle est l’origine exacte du sinistre, quels produits sont mis en cause (FDS)?
Avez-vous un jeu de clés à nous transmettre afin que nous puissions reconnaître la totalité des lieux
Avez-vous mis à l’arrêt les énergies (eau, gaz, électricité), où se trouvent les éléments de coupure de ces énergies?
Existe-t-il des enjeux ou des installations à risques?
Avez-vous un outil de production ou du stockage que vous souhaitez absolument protéger?
Comment fait-on pour échanger avec le responsable? Avez-vous un numéro à nous donner, avez-vous des radios à nous mettre à notre disposition?
En conclusion, l’aspect structurel d’un plan d’urgence est important pour assurer sa cohérence.
Cependant, sans prise en considération des conseils évoqués dans cet article, il ne répondra jamais à son réel objectif qui est d’assurer le retour à un fonctionnement nominal avec le moins de dégâts possible.
En revanche, son opérationnalité permettra d’éviter la fameuse phrase bien trop souvent entendue après un accident majeur : « Si j’avais su »…
Article écrit par Geoffrey Fillet
Geoffrey Fillet Officier sapeur-pompier volontaire, titulaire d’une licence en « Protection Civile et Sécurité des Populations » ainsi qu’un master en « Gestion globale des Risques Technologiques et Environnementaux », il a effectué un parcours professionnel diversifié dans le domaine de la sécurité et de la gestion des crises, tant dans le secteur public que privé. Sapeur-pompier de Paris et pompier professionnel durant 16 ans, puis chargé Hygiène Sécurité Environnement dans l’industrie, il a ensuite été responsable du service sécurité-sûreté au sein d’un centre hospitalier. Il met aujourd’hui à profit ses 20 années d’expérience ainsi que l’ensemble de ses compétences auprès des différentes organisations afin de développer une réelle « culture de crise ».
En savoir plus : https://krisisconseil.fr/
COMPLÉMENT : Prévention en zone industrielle, ce que les communes/municipalités peuvent faire
5 pistes à l’intention des communes/municipalités pour gérer les risques en zones industrielles sur leur territoire :
Prendre contact, échanger avec l’exploitant industriel et visiter le site pour vous approprier des risques existants et prendre connaissance de leur organisation de crise.
Réaliser des exercices de crise en commun en mettant en œuvre concomitamment vos organisations de crise afin d’apprendre à travailler et communiquer ensemble.
Recenser dans votre Plan Communal de Sauvegarde les enjeux situés aux alentours du site industriel et assurer l’information et la bonne évacuation des enjeux humains en cas de crise.
Réaliser des sensibilisations sur les risques majeurs à l’attention de la population communale en partenariat et avec l’intervention de l’industriel.
Inviter les entreprises situées à proximité du site industriel à réaliser leur propre plan d’organisation de mise en sûreté.
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